Für Vorstände, Geschäftsführer und Beauftrage zur Oberaufsicht über die Unternehmensorganisation

Mit nur einer Maske erfüllen Vorstände und Geschäftsführer ihre Pflicht zur Oberaufsicht im Unternehmen, die sie höchstpersönlich erfüllen müssen und nicht auf Angestellte ohne Organstellung delegieren dürfen. Nach § 93 Abs. 2 Satz 2 AktG trägt ein Vorstand für die Erfüllung der Pflicht zur Oberaufsicht die Beweislast. Die Oberaufsicht umfasst die Legalitätskontrolle darüber, ob sich die Organe selbst und ihre Mitarbeiter legal verhalten und sämtliche Rechtspflichten des Unternehmens einhalten. Kann ein Organ des Unternehmens seine Oberaufsicht nicht beweisen, wird sein Organisationsverschulden vermutet und seine Haftung für einen dadurch entstandenen Schaden begründet. Die Legalitätspflicht gilt für alle Mitarbeiter des Unternehmens. Beweise sichert sich ein Geschäftsleiter, indem er die Maske unter dem Datum ausdruckt, an dem seine Oberaufsicht ausgeübt hat sind sämtliche Rechtspflichten legal und sämtliche Rechtspflichten des Unternehmens einhalten.

Unternehmenspflichten, die nicht erfüllt sind, werden in der Oberaufsichtsmaske rot markiert. Sie lassen sich durch einen Blicke erkennen und durch einen Klick aufrufen.

Informiert werden Geschäftsleiter dadurch unter anderem über die Pflichten,

• die noch nicht an verantwortliche Mitarbeiter delegiert wurden,
• die von bestimmten Mitarbeitern nicht erfüllt wurden,
• die von den Mitarbeitern nicht erfüllt wurden, an die sie delegiert wurden,
• die noch nicht aktualisiert wurden,
• die noch nicht kontrolliert wurden.

Auf diese Informationen kann jeder Geschäftsleiter reagieren, indem er direkt aus der Oberaufsichtsmaske E-Mails an die Verantwortlichen versendet, die Erfüllung der Rechtspflichten anmahnt und dadurch für sich Beweise sichert, dass er seine Oberaufsichtspflicht erfüllt hat.

Die Oberaufsicht lässt sich auf alle Betriebsteile eines Unternehmensstandorts und wahlweise auch auf einzelne ausgesuchte Betriebsteile erstrecken. Die Maske kann dadurch auch von Betriebsleitern und sonstigen Führungskräften für die Kontrolle in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich eingesetzt werden. Vor allem können Compliance Beauftragte die Oberaufsichtsmaske zur Erfüllung ihrer Kontrollpflichten einsetzen und damit die Erfüllung ihrer Kontrollpflichten beweisen.

Acht Vorteile der Oberaufsichtsmaske

Erstens können Vorstände und Geschäftsführer nachweisen, dass sie eine Unternehmensorganisation angeordnet haben, dass diese im Unternehmen angewendet und praktiziert wird und schließlich ein Nachweis geführt werden kann.

Zweitens können Vorstände und Geschäftsführer die Ermittlung der Rechtspflichten des Unternehmens zur Abwendung der Unternehmensrisiken nachweisen und einer Plausibilitätskontrolle dem sie einer eigenen Risikoanalyse und Plausibilitätskontrolle unterziehen.

Drittens können Sie durch die Oberaufsicht kontrollieren, ob sämtliche Unternehmenspflichten auf Verantwortliche delegiert wurden und damit deren Einhaltung sichergestellt ist.

Viertens können Vorstände und Geschäftsführer durch die Oberaufsicht kontrollieren, ob gesetzliche Änderungen erfasst und die ermittelten Rechtspflichten aktualisiert wurden.

Fünftens können Geschäftsleiter durch die Oberaufsicht kontrollieren, ob die Pflichten erfüllt wurden.

Sechstens können Geschäftsleiter feststellen, ob die Erfüllung der Rechtspflichten auf ihre Erfüllung hin kontrolliert wurden.

Siebtens lässt sich feststellen, ob die Erfüllung sämtlicher Unternehmenspflichten dokumentiert sind und sich beweisen lassen.

Achtens können Geschäftsleiter feststellen, ob rechtserhebliche Informationen für das Unternehmen beschafft, gespeichert, an Verantwortliche weitergeleitet und im Unternehmen jederzeit verfügbar gehalten werden.