Die Sechs organisationspflichten

Die Haftung der Organe setzt einen Verstoß gegen Rechtspflichten des Unternehmens voraus. Sie lässt sich vermeiden. Dazu müssen Pflichtenverstöße vermieden werden. Sechs Aufgaben sind dabei unverzichtbar:

Die Ermittlung sämtlicher Risiken und Rechtspflichten

Ein Unternehmen muss seine Betriebspflichten lückenlos aus allen verfügbaren Rechtsquellen ermitteln. Ohne Kenntnis der Betriebspflichten können Vorstände und Geschäftsführer für die Erfüllung dieser Pflichten nicht sorgen. Zur lückenlosen Ermittlung aller Betriebspflichten enthält das Managementsystem „Recht im Betrieb“ alle Rechtsquellen, 13.901 Volltexte zu Gesetzen, Verordnungen und sonstigen Regelwerken der EU, des Bundes und der Länder, über 48.000 kommentierende Beiträge zur jeweils neuen Gesetzgebung, Rechtsprechung und Fachliteratur seit 1992. Die Verknüpfungen wachsen monatlich. Die Trefferquote steigt ständig. Das System wird zum digitalen Unternehmensgedächtnis.

Die Delegation der Rechtspflichten

Selbst wenn die Betriebspflichten bekannt sind, sind sie noch nicht erfüllt. Betriebspflichten müssen deshalb zur Erfüllung an Unternehmensmitarbeiter delegiert werden. Keine Pflicht darf ohne einen Verantwortlichen bleiben. Bei jeder nicht delegierten Pflicht besteht das Risiko, dass sie nicht erfüllt wird, weil die Organe des Unternehmens wegen der Vielzahl der Pflichten sie höchstpersönlich kaum erfüllen können und es außerdem unwahrscheinlich ist, dass andere Mitarbeiter Betriebspflichten freiwillig oder zufällig erfüllen. Die persönliche Haftung der Organe für nicht delegierte und deshalb nicht erfüllte Betriebspflichten lässt sich nur durch ihre Delegation vermeiden. Mit dem Dialogsystem lassen sich die Betriebspflichten so delegieren, dass abgerufen werden kann, welcher Mitarbeiter, welche Betriebspflicht, an welcher Anlage, wie zu erfüllen hat. Diese Pflichtenliste kann für jeden Mitarbeiter zugänglich im Intranet abgebildet werden. Kein Mitarbeiter kann sich mehr auf die Unkenntnis seiner Pflichten berufen. Das Risiko der höchstpersönlichen Haftung von Vorständen und Geschäftsführern für die Erfüllung aller Pflichten des Unternehmens ist damit vermieden.

Die Aktualisierung der Rechtspflichten

Betriebspflichten müssen aktualisiert werden. Rechtslage und Sachlage können sich ändern. Gesetze und Verordnungen werden geändert. Die geänderte Rechtsprechung kann die Änderung von Pflichten verursachen. Die Änderung der Sachlage im Betrieb kann ebenfalls Pflichten ändern.
Das Managementsystem „Recht im Betrieb“ liefert monatlich in einem dafür eingerichteten Textfeld Formulierungsvorschläge für die Änderung von Pflichten, soweit die Rechtslage sich geändert hat. Seit 1992 werden im Durchschnitt pro Monat 140 Rechtsänderungen bearbeitet. Im Jahr 2013 haben wir über 1.132 Gesetzesänderungen und circa 1.102 neue Gesetze, Verordnungen und sonstige Regelwerke berichtet. In Beiträgen werden die Gründe der Rechtsänderungen erläutert. Für diese Aktualisierung werden im Dialogsystem monatlich sämtliche Publikationen zur Gesetzgebung, Rechtsprechung und Literatur gesammelt, gesichtet und in Beiträgen kommentierend von Juristen für Betriebsbeauftragte verständlich zusammengefasst. Etwa 130 Gesetzesblätter und Fachzeitschriften werden monatlich von unserem Büro dazu ausgewertet.
Beim Ermitteln der Betriebspflichten wurden alle denkbaren Rechtspflichten danach markiert, ob sie am Betriebsstandort einschlägig sind. Einschlägig sind Rechtspflichten dann, wenn sie durch einen Betriebssachverhalt am Standort ausgelöst werden und dieser Sachverhalt von der Rechtspflicht geregelt wird. Der Katalog der Betriebspflichten am Standort wird wie ein digitaler Filter eingesetzt. Angezeigt werden zur Aktualisierung nur die Informationen zu den einschlägigen Pflichten. Eingespart wird das ständige Aussortieren neuer Informationen aus Umweltrecht und Arbeitsschutzrecht, das den Standort nicht betrifft. Gleichwohl wird in der Datenbank jede Publikation erfasst und kommentiert. Am Betriebsstandort gezeigt werden allerdings nur die einschlägigen neuen Informationen. Dies wird durch den digitalen Filter des Systems automatisch erledigt. Die Beauftragten müssen deshalb nicht alles lesen und übersehen trotzdem nichts.

Die Erfüllung der Betriebspflichten

Betriebspflichten müssen erfüllt und eingehalten werden. Zur Erfüllung sind die Betriebspflichten an Mitarbeiter des Unternehmens mit Linienfunktion delegiert. Jeder Mitarbeiter des Unternehmens muss die Betriebspflichten für seinen Verantwortungsbereich kennen. Sie müssen ihm so konkret formuliert vorliegen, dass er sie ohne weitere Mithilfe der Beauftragten erfüllen kann.

Die Erfüllung der Betriebspflichten kontrollieren

Die Erfüllung der Betriebspflichten muss kontrolliert werden. Aus Erfahrung kann ein Unternehmen sich nicht auf das Pflichtbewusstsein seiner Mitarbeiter alleine verlassen. Nach § 6 Abs. 4 Umwelthaftungsgesetz wird die Kontrolle von Betriebspflichten durch die gesetzliche Vermutung ihrer Einhaltung privilegiert. Zu den Hauptaufgaben der Betriebsbeauftragten gehört es, die Einhaltung der Betriebspflichten zu überwachen. Mit den Kontrollen können Vorstände und Geschäftsführer nach § 52 a BImSchG sicherstellen, dass die Betriebspflichten eingehalten werden.
Das System enthält Funktionen zur Kontrolle der Betriebspflichten und zur Nachkontrolle nicht erfüllter Betriebspflichten mit der Möglichkeit der Mängelanzeigen und der Eingabe von Verbesserungsvorschlägen.

Die Dokumentation in Protokollen als Beweise auf Vorrat

Sämtliche Vorgänge vom Ermitteln der Pflichten, über ihre Aktualisierung, ihre Delegation, ihre Erfüllung bis zur Kontrolle werden in der Datenbank dokumentiert. Über alles gibt es Protokolle. Damit ist das Risiko der Beweisnot für Vorstände und Geschäftsführer als auch für Betriebsbeauftragte ausgeschlossen.
Mit den Protokollen ist jederzeit nachzuweisen, welcher Mitarbeiter, welche Pflicht, an welcher Anlage zu erfüllen hatte und wann und durch wen die Erfüllung kontrolliert wurde. Das Organprotokoll gibt Vorständen und Geschäftsführern die Möglichkeit, sich vom laufenden Einsatz des Managementsystems zu überzeugen, die Änderungen abzufragen und die Kontrolle im Organprotokoll zu dokumentieren und als Beweis für die Erfüllung der Organisationspflicht zu sichern.