68,5 % weniger Aufwand durch "Recht im Betrieb"
68,5 % WENIGER AUFWAND DURCH ARBEITSTEILIGE, STANDARDISIERTE RECHTSBERATUNG MIT EDV
Für die Compliance-Praxis im Unternehmen bieten sich drei Empfehlungen an, um Aufwand und Kosten systematisch zu reduzieren und trotzdem einen hohen Grad an Rechtssicherheit zu erreichen.
1. ENTWICKLUNG VON STANDARDS: 82 % DER AUFGABEN WERDEN STANDARDISIERT ERLEDIGT
Erstens empfiehlt sich die Entwicklung von Standards im Pflichtenmanagement. In der Industrie wiederholen sich Sachverhalte, Anlagen, Stoffe und Verfahren, die immer wieder vorkommen und in allen Unternehmen die gleichen Pflichten auslösen. Wer zum Beispiel einen Kran betreibt, hat 62 Pflichten aus den unterschiedlichsten Regelwerken zu befolgen, wer Schweißarbeiten durchführt, löst damit 26 Pflichten aus. Die Pflichten dienen der Abwehr des immer gleichen Risikos zum Beispiel beim Kran und beim Schweißen. Die Einsparungen durch Standardisierungen im Pflichtenmanagement lassen sich messen. Teilt man das Ermitteln der Risiken und Pflichten, ihre Delegation, ihre wiederkehrende Aktualisierung, die Erfüllung, die Kontrolle und die Dokumentation in insgesamt 35 Einzelaufgaben, lassen sich 82,5 % aller Teilaufgaben standardisieren. 17,2 % erfordern dagegen Einzellösungen.
2. ARBEITSTEILUNG: 34 % EXTERN – 66 % INTERN
Zweitens lassen sich 34,2 % der 35 Teilaufgaben betriebsextern durch Arbeitsteilung lösen. 65,8 % müssen dagegen betriebsintern erfüllt werden. Unternehmen ist zu empfehlen, spezialisierte Beratungsleistungen kostengünstiger unter Ausnutzung des unternehmensexternen Expertenwissens erledigen zu lassen. In vielen Unternehmen haben die Verantwortlichen nicht die erforderlichen Rechtskenntnisse, um sämtliche Rechtspflichten lückenlos zu erfassen und auf die Unternehmenssachverhalte im Einzelfall anzuwenden. Rechtsunkenntnis schützt nicht vor Strafe. Wer Rechtsrat einholt, um einen Verbotsirrtum zu vermeiden, sichert sich Straffreiheit. In seinem ISION-Urteil hat der BGH die Pflicht zur Rechtsberatung bei eigener Rechtsunkenntnis konkretisiert und gefordert, den eingeholten Rechtsrat bei Anwälten durch eine eigene persönliche Plausibilitätskontrolle zu überprüfen.
3. EDV-EINSATZ: 66 % DER AUFGABEN WERDEN AUTOMATISIERT
Drittens lassen sich 65,8 % der Teilaufgaben durch den Einsatz moderner Datenbanktechnik automatisieren. Durch den Einsatz von EDV können sämtliche rechtserheblichen Informationen im Unternehmen gespeichert, an Verantwortliche verteilt und von ihnen jederzeit zentral abgefragt werden. Seit 1996 fordert der BGH für das Wissensmanagement im Unternehmen, rechtserhebliche Informationen für alle zugänglich und verfügbar zu halten, um allen Mitarbeitern ein einheitliches Informationsniveau und gegenüber Dritten den gleichen unternehmensweiten Wissensstand zu garantieren. Die Datenbanktechnik erlaubt es außerdem, auf einen Klick abzufragen, welcher Mitarbeiter welche Pflichten bei welchem Sachverhalt und in einem bestimmten Betriebsteil zu erfüllen hat. Pflichtverletzungen aus Unkenntnis werden damit grundsätzlich ausgeschlossen.
Der BGH hat in der Wissensaufspaltungs-Entscheidung ausdrücklich den Einsatz elektronischer Medien als Instrument des unternehmensinternen Wissensmanagements gefordert.(1) Grundsätzlich ist jedes Unternehmen zur Nachrüstung auf den letzten Stand der Technik verpflichtet, um Risiken abzuwenden.(2) Der Einsatz von Datenbanken reduziert das Organisationsrisiko der Lücken bei rechtserheblichen Informationen. Pflichtverletzungen durch Informationslücken lassen sich nicht rechtfertigen, wenn sie durch moderne Datenbanktechnik geschlossen werden können.
4. ERGEBNIS: 68,5 % DER AUFGABEN WERDEN MIT MINIMALEM AUFWAND ERLEDIGT
Im Ergebnis lässt sich durch Standardisierung, Einsatz von EDV und Arbeitsteilung bei geringstmöglichem Compliance-Aufwand die höchstmögliche Rechtssicherheit erreichen. In 68,5 % aller Teilaufgaben wird der betriebsinterne Aufwand auf den Mindestumfang gesenkt. Rechtsrisiken werden vermindert, Rechtsverletzungen und dadurch verursachte Schäden werden vermieden.
