68,5 % weniger Aufwand durch "Recht im betrieb"

68,5 % WENIGER AUFWAND DURCH ARBEITSTEILIGE, STANDARDISIERTE RECHTSBERATUNG MIT EDV

Für die Compliance-Praxis im Unternehmen bieten sich drei Emp­fehlungen an, um Aufwand und Kosten systematisch zu reduzieren und trotzdem einen hohen Grad an Rechtssicherheit zu erreichen.

1. ENTWICKLUNG VON STANDARDS: 82 % DER AUFGABEN WER­DEN STANDARDISIERT ERLEDIGT

Erstens empfiehlt sich die Entwicklung von Standards im Pflich­tenmanagement. In der Industrie wiederholen sich Sachverhalte, Anlagen, Stoffe und Verfahren, die immer wieder vorkommen und in allen Unternehmen die gleichen Pflichten auslösen. Wer zum Beispiel einen Kran betreibt, hat 62 Pflichten aus den un­terschiedlichsten Regelwerken zu befolgen, wer Schweißarbeiten durchführt, löst damit 26 Pflichten aus. Die Pflichten dienen der Abwehr des immer gleichen Risikos zum Beispiel beim Kran und beim Schweißen. Die Einsparungen durch Standardisierungen im Pflichtenmanagement lassen sich messen. Teilt man das Ermitteln der Risiken und Pflichten, ihre Delegation, ihre wiederkehrende Aktualisierung, die Erfüllung, die Kontrolle und die Dokumentati­on in insgesamt 35 Einzelaufgaben, lassen sich 82,5 % aller Teilauf­gaben standardisieren. 17,2 % erfordern dagegen Einzellösungen.

2. ARBEITSTEILUNG: 34 % EXTERN – 66 % INTERN

Zweitens lassen sich 34,2 % der 35 Teilaufgaben betriebsextern durch Arbeitsteilung lösen. 65,8 % müssen dagegen betriebsintern erfüllt werden. Unternehmen ist zu empfehlen, spezialisierte Be­ratungsleistungen kostengünstiger unter Ausnutzung des unter­nehmensexternen Expertenwissens erledigen zu lassen. In vielen Unternehmen haben die Verantwortlichen nicht die erforderlichen Rechtskenntnisse, um sämtliche Rechtspflichten lückenlos zu er­fassen und auf die Unternehmenssachverhalte im Einzelfall anzu­wenden. Rechtsunkenntnis schützt nicht vor Strafe. Wer Rechts­rat einholt, um einen Verbotsirrtum zu vermeiden, sichert sich Straffreiheit. In seinem ISION-Urteil hat der BGH die Pflicht zur Rechtsberatung bei eigener Rechtsunkenntnis konkretisiert und gefordert, den eingeholten Rechtsrat bei Anwälten durch eine eige­ne persönliche Plausibilitätskontrolle zu überprüfen.

3. EDV-EINSATZ: 66 % DER AUFGABEN WERDEN AUTOMATISIERT

Drittens lassen sich 65,8 % der Teilaufgaben durch den Einsatz mo­derner Datenbanktechnik automatisieren. Durch den Einsatz von EDV können sämtliche rechtserheblichen Informationen im Un­ternehmen gespeichert, an Verantwortliche verteilt und von ihnen jederzeit zentral abgefragt werden. Seit 1996 fordert der BGH für das Wissensmanagement im Unternehmen, rechtserhebliche Infor­mationen für alle zugänglich und verfügbar zu halten, um allen Mitarbeitern ein einheitliches Informationsniveau und gegenüber Dritten den gleichen unternehmensweiten Wissensstand zu garan­tieren. Die Datenbanktechnik erlaubt es außerdem, auf einen Klick abzufragen, welcher Mitarbeiter welche Pflichten bei welchem Sachverhalt und in einem bestimmten Betriebsteil zu erfüllen hat. Pflichtverletzungen aus Unkenntnis werden damit grundsätzlich ausgeschlossen.

Der BGH hat in der Wissensaufspaltungs-Entscheidung ausdrück­lich den Einsatz elektronischer Medien als Instrument des unter­nehmensinternen Wissensmanagements gefordert.(1) Grundsätzlich ist jedes Unternehmen zur Nachrüstung auf den letzten Stand der Technik verpflichtet, um Risiken abzuwenden.(2) Der Einsatz von Datenbanken reduziert das Organisationsrisiko der Lücken bei rechtserheblichen Informationen. Pflichtverletzungen durch In­formationslücken lassen sich nicht rechtfertigen, wenn sie durch moderne Datenbanktechnik geschlossen werden können.

4. ERGEBNIS: 68,5 % DER AUFGABEN WERDEN MIT MINIMALEM AUFWAND ERLEDIGT

Im Ergebnis lässt sich durch Standardisierung, Einsatz von EDV und Arbeitsteilung bei geringstmöglichem Compliance-Aufwand die höchstmögliche Rechtssicherheit erreichen. In 68,5 % aller Tei­laufgaben wird der betriebsinterne Aufwand auf den Mindestum­fang gesenkt. Rechtsrisiken werden vermindert, Rechtsverletzun­gen und dadurch verursachte Schäden werden vermieden.

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(1) BGH, Urteil vom 02.02.1996, AZ.: V ZR 239/94, BGHZ 132, 30, 36 – [Wissensaufspaltung].

(2) BGH, Urteil vom 26.11.1968, VI ZR 212/66, BGHZ 51,91 [Hühnerpestentscheidung].